国有企业合同领域的合规管理

2023-09-27 09:54:24 194
序言:


2021年3月,引导企业加强合规管理被正式写入“十四五”规划;2022年08月23日,国务院国资委正式发布《中央企业合规管理办法》,引导企业提升合规经营管理水平,建立合规制度和运行机制。现如今,国有企业合规管理已晋升为年度热词,本文将从合同领域谈一谈国有企业的合规管理。

一、国有企业合同领域合规管理的重要性

1、数据分析

笔者利用Alpha案例库检索工具,设定下列关键词进行检索“国有企业”“民事”“年份:2023|2022|2021”,共检索到27877份法律文书。通过对纠纷类型进行分析发现,在国有企业民事纠纷案件中,合同纠纷案件数量遥遥领先,占比高达65%,是排在第二位的劳动纠纷数量的3倍。

辽宁朋信律师事务所

图1:2021~2023年间国有企业民事纠纷案件数据统计
 
在对行业性质进行进一步分析后发现,除房地产业略领先外,不同行业的国有企业合同纠纷案件数量相差不大。显而易见,无论什么行业的国有企业,在经营过程中面临的首要纠纷就是合同纠纷,因此,合同合规管理的重要性也就不言而喻了。

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图2:2021~2023年间国有企业合同纠纷行业分布
 
2、合同管理的涵义和重要性

根据《中华人民共和国民法典》第四百六十四条:合同是民事主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议。

合同的管理是指贯穿合同协商、订立、履行及终止全过程的操作规范以及与合同有关的制度建设、体系建设、风险控制、检查监督等管理活动。合同作为约束市场交易行为的载体,在企业的日常经营活动中为企业保驾护航,如果缺乏有效的合同管理,可能会导致企业在参与市场竞争的时候因为权责不清而陷入履行困难、产生纠纷、索赔不畅等困境,进而影响企业的经营管理,损害企业利益。

二、如何构建国有企业合同合规管理体系

国有企业合同合规管理体系的核心目的是防范交易风险,最终落脚点是促进交易、保障交易安全。因此,构建合同合规管理体系就要从顶层设计入手,制定覆盖合同全流程的制度体系,并建立一套与之对应的实施机制,以实现最大化的防范风险。

1、建立合同合规制度体系,覆盖合同全流程节点,确保合同管理有法可依、有章可循。

国有企业的合同合规管理体系不是单一的合同管理制度,而是由多个明确具体且可操作的制度和流程组成的体系,涉及合同的各个环节。国企的合同合规管理体系中应当包含以下内容:

(1)合同的基本管理制度:

国企的合同管理制度,应当在合同立项、洽谈、拟定、审查、批准、签订、履行、监督、归档的各个环节设置合规要求,要求要明确具体,彼此之间能够上下贯通,不存在相互矛盾之处,且必须具有可操作性。

(2)合同的分级及授权管理制度:

国企应当根据企业性质、组织架构设置和管理层级,建立合同分级及授权管理制度。明确规定各类合同的管理权限,合同内容属于“三重一大”决策事项的,要严格按照“三重一大”事项进行决策。企业内部的管理权限、与下属单位之间的权限也应当严格的进行划分,不得超越权限签署合同。确需授权签订的合同,要严格按照授权制度要求签订授权委托书。

(3)合同的统一归口管理及分工管理制度:

一份合同的签订和履行往往需要多个部门分工配合,业务部门是实际承办部门,负责合同的谈判、签订、履行等实际工作;法务部门负责合同文本的审核和风险把控;财务部门负责合同的收付款。为了明确各部门的职责,同时也是对合同的集中、规范管理,国企可以在制度中明确写明岗位职责、合规要求,比如法务部门是合同归口管理和合同的合规管理部门,负责合同的统一规范及合规管理,负责制定合同管理制度、审核合同条款、提示合同风险、监督合同的履行、定期梳理合同的合规风险点等。

(4)合同的风险预警机制:

国企应当建立合同领域的合规风险识别评估预警机制,全面、定期的梳理合同有关的合规风险,对风险发生的可能性、影响程度、潜在后果等进行分析,对典型性、普遍性或者可能产生严重后果的风险及时预警。

(5)合同的考核监督和责任追究制度:

国企的合同合规管理应当纳入企业的考核制度中,并针对考核结果制定奖惩措施。合规部门应当建立合同的事后评估制度,对合同订立、履行过程中出现的违法违规行为进行处置。如果因违反合规管理引发重大法律纠纷案件、重大行政处罚、刑事案件,或者被国际组织制裁等重大合规风险事件,造成或者可能造成企业重大资产损失或者严重不良影响的,应当追究有关人员的责任。

2、建立有效实施机制,确保各项合规制度能够有效执行

如果说健全的合同合规制度是国企合同领域合规管理的“法典”,那么确保这套“法典”能够真正落实到合同管理中的就是实施机制了。国企应当建立一套行之有效的实施机制,确保制度落地和有效监管。建立有效的实施机制可以从以下几个方面入手:

(1)在合同立项、谈判阶段,国企应当做好市场调查,了解业务知识和法律知识,核实签约对方的资质资格、履约能力、信用状况等信息。涉及复杂技术、法律关系的项目,可邀请专业技术、法律、财会人员进行参与调查和谈判。

(2)在合同草拟、签订阶段,国企应当本着公平合理的原则准备合同文本,对于国家、行业或本企业有示范合同文本或标准合同文本的,可优先选择适用。重大合同或法律关系复杂的特殊合同可以由法务部门或外聘法律顾问参与起草。拟签署的合同文本无论是己方提供的还是对方提供的,审核人员都应当审慎审核合同条款的合法合规性、经济性、可操作性和公平性。合同签订之前,应当按照合同权限规定履行会签程序。

(3)在合同执行阶段,需要定期监控合同的履行情况,出现未按照约定履行或违约的行为要及时汇报和沟通。合同履行的过程中形成的往来文件,应当妥善保存。如果出现纠纷事件,要注意收集证据,优先选择协商解决,协商不成的要依法采取仲裁或者诉讼等手段处理,充分保障企业自身的合法权益。


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